A szervezés, előkészületek során a tolmács megrendelése a könnyebb feladatok közé tartozik.
A tolmács munkájának elősegítése már nem annyira egyszerű.
A megrendelő valamint a tolmács által elért közös siker alapja a jó minőségű kommunikáció, a tolmács számára időben eljuttatott információk.
A legfontosabbak ezek közül:
az esemény programja
az előadások írott változata
a résztvevők névsora
a résztvevő szervezetek neve
a rendezvény során várhatóan elhangzó, a témához kapcsolódó terminológia, betűszavak, rövidítések
a lehető legtöbb háttéranyag
az eseményen kiosztásra kerülő dokumentumok másolata
